晋城市人大常委会机关公文处理办法

第一章  总  则

    第一条  为推进市人大常委会机关公文处理工作科学化、制度化、规范化，提高各类公文处理工作质量和效率，根据《党政机关公文处理工作条例》《人大机关公文处理办法》等规定，制定本办法。
    第二条  市人大常委会机关公文是市人大及其常委会在依法行使各项职权过程中形成的具有特定效力和规范格式的文书，是发布地方性法规、决定、决议、公告，传达贯彻党和国家的方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况等的重要工具。
    第三条  公文处理工作是指公文的拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
    第四条  公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
    第五条  市人大常委会办公厅主管本机关的公文处理工作，并对机关公文处理工作进行业务指导和督促检查。
文秘人员应具备相应的文秘专业知识，忠于职守、作风严谨、严守秘密。
第二章  公文种类

    第六条  市人大常委会机关的公文种类主要有：
    （一）决议。适用于市人大常委会会议审议或讨论通过的重大事项。
    （二）决定。适用于市人大常委会会议对重要事项作出的决策和安排。
    （三）公报。适用于公布重要决定或者重大事项。
    （四）公告。适用于发布地方性法规，宣布重要事项。
    （五）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法，包括审议意见、实施意见等。
    （六）条例、规则、守则、办法、规定。适用于市人大及其常委会审议通过的地方性法规。
    （七）通知。适用于传达指示，转发公文，传达需要办理、执行或周知的事项，任免人员等。
    （八）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
    （九）报告。适用于汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。
    （十）议案。适用于依法提请代表大会、常委会会议审议的事项。
    （十一）建议、批评和意见。适用于人大代表向代表大会及其常委会提出，由常委会办事机构交由有关机关、组织研究处理并负责答复的事项。
    （十二）请示。适用于请求指示、批准事项。
    （十三）批复。适用于答复请示事项。
    （十四）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项等。
    （十五）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
    （十六）简报、动态。适用于记载常委会会议期间审议发言和常委会日常工作大事、要事。

第三章  公文格式

    第七条 市人大常委会机关的公文，可由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、题注、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
    （一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。
    （二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”（“绝密”是最重要的国家秘密，“机密”是重要的国家秘密，“秘密”是一般的国家秘密）和保密期限。
    （三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应分别标注“特急”“加急”。
    （四）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。
    （五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合发文，使用主办机关发文字号。
    （六）签发人。上行文应标注签发人姓名。
    （七）标题。由发文机关名称（全称或规范化简称）、事由和文种组成。
    （八）题注。在括号内写明本文于什么时间、在哪次会议上通过。
    （九）主送机关。公文的主要受理机关，应使用机关全称、规范化简称或同类型机关统称。
    （十）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。
    （十一）附件说明。公文附件的顺序号和名称。
    （十二）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。
    （十三）成文日期。署会议通过或发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。
    （十四）印章。公文中有发文机关署名的，应加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。
    （十五）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。
    （十六）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。
    （十七）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应使用机关全称、规范化简称或同类型机关统称。
    （十八）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。
    （十九）页码。公文页数顺序号。
    第八条  发文机关标识及使用范围
    （一）市人大常委会“晋市人发”字号文件，用于市人大常委会发布属于职权范围内的各类公文。
    （二）市人大常委会办公厅“晋市人办发”字号文件，用于市人大常委会办公厅发布属于职责范围内的各类公文。
    （三）市人大常委会办公厅“晋市人办函”字号文件，用于个别单位或部分单位受文的下行文或平行文。明传电报归入此类。
    （四）市人大常委会党组“晋市人组发”字号文件，用于市人大常委会党组发布属于职责范围内的各类公文。
    （五）市人大常委会机关党总支“晋市人总支发”字号文件，用于市人大常委会机关党总支发布属于职责范围内的各类公文。
    （六）市人大常委会“第×号（总第×号）”字号文件，用于转达市人大常委会审议意见、评议意见。
    （七）市人大常委会“第×期（总第×期）”字号文件，用于发布常委会会议简报、常委会工作动态。
    （十）会议纪要，分为市人大常委会会议纪要、市人大常委会党组会议纪要、市人大常委会主任会议纪要、市人大常委会厅委（室）主任会议纪要、市人大常委会秘书长会议纪要，分别单独编号。
    （十一）市人大及其常委会各机构“晋市人法发”“晋市人财发”“晋市人人发”“晋市人教发”“晋市人农发”“晋市人城发”“晋市人民发”“晋市人法工发”“晋市人研发”“晋市人信发”字号文件，用于各机构发送遵照性文件（议案、报告、工作计划、总结等）或会议通知、工作制度等。
    （十二）市人大及其常委会各机构可以使用函、纪要等公文各类，用于日常工作联系、商请事项、通报工作等。
    第九条  公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。
    第十条  其他文件格式。
    （一）常委会决议，决定，公报，公告，条例、规则、守则、办法、规定，常为普发性文件，没有特定发文对象，一般不写主送机关，不套红头，不用印章，通常加题注，发布机关为晋城市人大常委会，下署时间为公布时间。
    （二）各类便函，发文字号置于标题右下方，抄送机关置于文件落款左下方，不标注印制版记。市人大常委会、市人大及其常委会各工作机构的函件兼用市人大常委会的便笺。
    （三）会议纪要、简报、动态，发文机关置于横线之上左侧，成文日期置于横线之上右侧，不用印章。
第四章  行文规则

    第十一条  行文应确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。
    第十二条  行文关系根据隶属关系和职权范围确定。
    （一）向上级机关行文，应只主送一个上级机关，不得同时主送其他上级机关和上级机关的某个部门；如需其他相关的上级机关或者部门阅知的，可以抄送。
    （二）请示问题，应一事一文，不得在非请示性公文中夹带请示事项；不得越级请示或者多头请示；因特殊情况必须越级请示时，应同时抄送被越过的机关；下级机关请示的事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。
    （三）市人大及其常委会各机构向省人大常委会及办公厅行文，一般以市人大常委会的名义。
市人大及其常委会各机构向市“一府两院”、各县（市、区）人大常委会行文，一般以市人大常委会办公厅的名义。
重要文件可视具体情况而定。
    （四）市人大及其常委会各机构在其职权范围内，可相互行文。
    （五）市人大及其常委会各机构在其职权范围内，可向下一级人大机关的有关业务部门行文。必要时，同时抄送其直接上级机关。市人大及其常委会各机构之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。
    （六）市人大及其常委会各机构在其职权范围内，可对外向不同隶属关系的部门行文。涉及重要问题的行文，应与有关部门协商一致后再行文。
    （七）市人大及其常委会各机构在其职权范围内，可互相联合行文，可与上一级人大机关部门、下一级人大机关部门联合行文，也可与市委、市政府部门及其他部门联合行文。
联合行文应确有必要，单位不宜过多。

第五章  公文拟制

    第十三条  公文的起草。
    （一）根据职责分工和文件内容，由市人大及其常委会相应机构负责起草文稿；文件内容涉及两个或以上机构的，由秘书长指定的机构负责起草，其他相关机构协助并会签。
    （二）公文应当符合宪法、法律、法规和国家方针、政策及有关规定。
    （三） 公文起草应做到文种正确，格式规范，内容简洁，主题突出，表述准确。
    （四） 公文涉及拟稿单位职权范围以外的事项，拟稿单位必须征求相关地区或者部门意见，并达成一致。
    （五） 具有保密性质的文件，应在文件首页左上角标明密级。文件定密、解密等必须按照相关法律法规和市人大常委会机关保密工作制度执行。
    （六）重要公文起草工作由相应的机构主要负责人主持、指导。
    （七）起草人送审前应填写文件签发卡。
    第十四条 公文的审核与签发。
    （一）党组文件由承办部门主要负责人核稿，秘书长审核，党组书记或副书记签发。
    （二）常委会文件经常委会会议、主任会议讨论审定形成后，由承办部门负责人核稿，秘书长审核并签发；重要文件由秘书长审核，报常委会主任或副主任签发。
颁布地方性法规的公告，由法工委相关人员核稿，法工委负责人审核，报常委会分管副主任签发。
常委会公报，由办公厅核稿，报秘书长审核并签发。
    （三）办公厅文件由承办部门负责人核稿，秘书长签发。内容比较重要或涉及人、财、物方面的文件，应召开秘书长会议审核，秘书长签发。
    （四）市人大及其常委会各机构文件由该机构相关人员核稿，机构负责人签发。必要时，报秘书长和常委会分管副主任签发。
    （五）党组会议纪要由办公厅核稿，秘书长审核，党组书记或副书记签发。
    （六）主任会议纪要由办公厅核稿，秘书长审核，常委会主任或副主任签发。
    （七）厅委（室）主任会议纪要、秘书长会议纪要由办公厅核稿，秘书长或主持会议的副秘书长审核并签发。
联合行文，应由所有联署机关的负责人会签。
    （八）经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。
    （九）签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期。圈阅或者签名的，视为同意。未经签发的文稿不具公文效力，不予编号、印制、盖章。
    （十）已签发的文稿，如需修改，应报请原签发的负责人复审。

第六章  公文办理

    第十五条  收文办理
    （一）签收。收文应逐件清点，重要文件要逐页清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收的具体时间。如发现问题，应及时向发文机关查询并采取相应的措施。
    （二）登记。逐项填写公文标题、密级、发文字号、发文机关、成文日期、主送机关、份数、收文日期及办理情况等。
    （三）初审。对收到的公文应进行初审。初审的重点是：是否应由本机关办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应及时退回来文单位并说明理由。
    （四）承办。阅知性公文应根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应提出拟办意见报秘书长批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应明确主办部门。紧急公文应明确办理时限。承办部门对交办的公文应及时办理，有明确办理时限要求的应在规定时限内办理完毕。
    （五）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时传阅。公文传阅应随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。
    （六）催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应由专人负责催办。
    （七）答复。公文的办理结果应及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。
    第十六条  发文办理
    （一）复核。已签发的公文，印发前应由承办部门对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核，确定分发范围和印制份数。
    （二）编号。由办公厅专人办理，须登记发文标题、发文字号、承办人、签发人等。
    （三）印制。印制要及时、准确、规范、安全、保密。标有密级的公文应按保密规定印制，防止泄密和丢失。承办部门负责核稿、校对，文稿的内容、文字、标点、日期应与签发稿一致。
    （四）分发。由承办部门根据分发范围和保密要求，于签发之日起两日内准确、安全地分发，防止误时、错发和漏发。对标有密级的公文的分发、传达范围应按照发文机关的要求执行，如需要变更分发、传达范围，须经发文机关批准同意。
    （五）传递。传递标有密级的公文，应由办公厅机要人员或机要局传递，如用传真机、计算机网络传输，必须采用符合规定的加密装置。

第七章  公文管理

    第十七条  整理归档。
    （一）各种公文都应统一归档。
    （二）公文办完后，应及时将文件签发卡、定稿和有关材料收集整理，并按照档案工作管理相关规定，交办公厅立卷归档。
    第十八条 市人大常委会机关公文由办公厅专人统一管理，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。
    第十九条 不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。
    第二十条 机关工作人员离岗离职时，必然将其暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
    第二十一条 对市人大及其常委会新设立的机构，应按照相关程序列为发文单位。如遇机构合并或者撤销的，对发文单位进行相应调整。
    第二十二条 机关工作人员处理公文工作情况，要列为年度考核评优的重要依据。

第八章  附  则

    第二十三条  机关公文含电子公文。电子公文处理工作的具体办法另行制定。
    第二十四条  法规、规章方面的公文，依照有关规定处理。
    第二十五条  本办法自通过之日起施行。

    附《党政机关公文格式》国家标准及范例